Gestire le mail - due anni dopo
Più di due anni fa ho scritto un post relativamente a metodi e strumenti per gestire le mail in arrivo. Da un paio di settimane ho introdotto un nuovo tool che, devo dire la verità, sta quasi sostituendo NEO (che ancora uso per le ricerche). Si tratta di SpeedFiler, appena rilasciato nella versione 2.0: è un add-in per Outlook (anche 2007) che consente di archiviare velocemente la posta in arrivo ma anche quella in uscita. Tra le varie funzionalità, per me ci sono due elementi chiave:
- Si può usare solo con la tastiera, senza mouse
- Ha un algoritmo che analizza la mail e propone la cartella in cui archiviarla
L'algoritmo di individuazione della cartella migliore ha una percentuale di successo (almeno per me) elevatissima. Quando non ci prende, nella lista che si può richiedere (e scorrere con la tastiera!) mostra spesso la cartella giusta nelle prime posizioni. Solo molto raramente mi tocca scegliere una cartella non elencata... e anche qui lo faccio senza staccare le mani dalla tastiera, con una ricerca full-text incrementale nei nomi delle cartelle.
Insomma, una volta imparato ad usare CTRL-W e CTRL-SHIFT-V la velocità di smistamento della mail è eccellente. Come ho detto, agisce anche sulla mail in uscita e facendo il reply a una mail propone di archiviare contemporaneamente il messaggio originale e la replica. Se smistate il 90% delle mail attraverso regole di Oulook potrebbe sembrarvi un tool poco interessante... Ma non ho conosciuto molte persone che smistano anche le mail inviate.
Premesso che non ci guadagno un centesimo e nemmeno una licenza gratuita (sono un utente regolarmente registrato, molto soddisfatto del tool e quindi ne parlo bene), se qualcuno è interessato l'autore di questo tool (Itzy Sabo) mi ha fornito anche un codice di sconto: SF520BL (ho fatto anche da beta-tester e sono rimasto in contatto).
Se qualcuno avesse suggerimenti in merito (altri tool simili, altre tecniche...) i commenti sono benvenuti.